シフトが埋まらず人員不足に陥ると、機会損失やサービスの品質低下につながるため、欠勤や早退なども想定したシフト管理が必要です。
シフト管理・調整がうまくいかずに悩んでいる飲食店店主向けに、シフト調整でつまずく原因やその対策、効率的なシフト作成方法などについて解説します。
こんな人におすすめ
- シフト調整のコツを知りたい人
- シフト管理の悩みを解決したい人
- 人員を増やせない場合の対策方法を知りたい人
シフト調整がうまくいかない原因
シフト調整がうまくいかない場合は、現在の方法を続けるのではなく、原因を突き止めて適切に対応する必要があります。主な原因は、時間帯や曜日による人員不足、急な欠勤、人手不足の3つです。それぞれ詳しく見ていきましょう。
シフト希望が集まらない時間帯や曜日がある
シフト調整がうまくいかない原因の1つは、シフト希望が集まらない時間帯や曜日があることです。例えば、家庭がある人は土日休みを希望する傾向があります。また、学生は授業のスケジュールの都合から、朝や昼の勤務が難しい場合が多いでしょう。
主婦（主夫）中心の職場では土日に、学生中心の職場では平日の朝～昼に人員が不足しがちです。
急な欠勤が多く、対応ができていない
体調不良や忌引きなど、やむを得ない理由による急な欠勤は避けられません。そのため、人員に余裕を持って対処できるようにしておくことが基本です。
欠勤を防ぐことよりも、欠勤が発生した際どのように対処するのかを事前に決めておき、フォロー体制を整えることが大切です。
人手不足でシフトが埋まらない
人手不足でシフトが埋まらない場合、スタッフ1人あたりの労働時間が必然的に長くなります。その結果、法定労働時間を超えたり、生産性やモチベーションが低下したりする恐れがあります。
この場合、人手不足を解消することはもちろん、業務効率化によってスタッフ1人あたりの負担を減らすことも重要です。人員不足によって店が回らない場合の解決方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
シフト調整をスムーズにするためのポイント
以下のポイントを押さえることで、シフトをスムーズに調整できるようになります。
それぞれ、詳しく見ていきましょう。
1. 出勤可能日をできるだけ多く記入してもらう
まずは、スタッフに出勤可能日をなるべく多く記入してもらうことが大切です。「出勤可」として提出した日には、シフト確定後も予定が入っていない可能性が高く、急な欠勤が出た際に代わりに出勤してもらいやすくなります。
2. ライフスタイルが異なる人をバランスよく採用する
休み希望が重なりやすく、シフトが埋まらない曜日や時間帯がある場合は、学生やフリーターなど、ライフスタイルが異なる人をバランスよく雇用するなど、採用段階から対策を講じることも重要です。
一般的に、日中働きやすい主婦（主夫）、夕方や夜に働くことが多い学生をバランスよく採用することで、朝から夜までのシフトが埋まりやすくなるでしょう。さらに、週末や休日のシフトを担当してもらいやすいフリーターにも応募を募り、バランスよく雇用することが大切です。
3. フォロー体制を構築する
スタッフの欠勤時、急な出勤を引き受けてもらうためには、日ごろからスタッフとの信頼関係を築いておく必要があります。
また、LINEをはじめとする連絡ツールを活用することも大切です。スタッフのLINEグループを作成しておけば、欠勤者が出た際に出勤可能な人をグループ内で一斉に募ることも可能です。
そのほか、シフト表を共有し、誰がいつシフトに入っているかを把握しやすくすることで、スタッフ間でのフォローがしやすくなる効果もあります。
4. スタッフの事情やスキルに合わせてシフト作成を行う
「一部のスタッフに急な出勤を何度もお願いする」「休みや出勤時間帯の希望が通らないスタッフがいる」といった状態が続くと、スタッフの不満が溜まることでモチベーションの低下や退職につながることもあります。全スタッフが公平であると感じるように、シフトを組むことが大切です。
また、スタッフのスキルや適性に合わせてシフトを組み、業務効率を高めることも重要です。経験豊富なスタッフと新人スタッフを同じ時間帯のシフトに入れて、教育をスムーズに進めましょう。新人が早く戦力になれば、シフト調整の問題解決にもつながります。
5. ツールを導入する
シフト管理ツールを導入するのもおすすめです。シフトの作成・調整だけではなく、シフト希望の提出・決まったシフトの共有がアプリだけで行えるため、バイトと店主の間で発生するやりとりもスムーズになり、提出漏れや共有漏れが防げます。
また、バイトの人数を増やせないのであれば、予約受付、クーポン配布といった細かい店内オペレーションを、LINE公式アカウントの機能に集約させることも検討してみましょう。普段の業務を効率化することで人手不足にも対応できます。また、LINEミニアプリを活用すれば、テーブルオーダーなどの導入も可能です。
飲食店のDXとその成功事例については、以下の記事で詳しく解説しています。
まとめ：シフト調整のフォロー体制を整えよう
急な欠勤は仕方のないものと考えて、シフト調整のフォロー体制を整えることが大切です。ライフスタイルが異なる人材をバランスよく採用するほか、日ごろからコミュニケーションを取り、信頼関係を築くことを目指しましょう。
LINE公式アカウントをはじめとするコミュニケーションツールや業務効率化ツールを導入し、スタッフ1人あたりの負担を抑えるのも一つの手です。
文：加藤良大
編集：はてな編集部
編集協力：株式会社エクスライト
